Google Docs tersedia sebagai aplikasi web, aplikasi seluler untuk Android, iOS, Windows, BlackBerry, dan sebagai aplikasi desktop di Google Chrome OS. Aplikasi ini kompatibel dengan format berkas Microsoft Office.[1]. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengedit berkas secara online saat berkolaborasi dengan pengguna lain secara real-time. Hasil pengeditan dilacak oleh pengguna dengan riwayat revisi yang menampilkan perubahan. Posisi editor disorot dengan warna dan kursor khusus editor. Sistem perizinan mengatur apa yang dapat dilakukan pengguna. Pembaruan telah memperkenalkan fitur menggunakan pembelajaran mesin, termasuk "Jelajahi", menawarkan hasil pencarian berdasarkan isi dokumen, dan "Butir tindakan", yang memungkinkan pengguna untuk menetapkan tugas ke pengguna lain.
Google Docs tersedia sebagai aplikasi web yang didukung di Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge, dan browser web Apple Safari. Pengguna dapat mengakses semua Dokumen, serta berkas lain, secara kolektif melalui situs web Google Drive. Pada Juni 2014, Google meluncurkan beranda situs web khusus untuk Dokumen, yang hanya berisi berkas yang dibuat dengan layanan tersebut. Pada tahun 2014, Google meluncurkan aplikasi seluler khusus untuk Dokumen pada sistem operasi seluler Android dan iOS. Pada tahun 2015, situs web seluler untuk Dokumen diperbarui dengan antarmuka "lebih sederhana, lebih seragam", dan sementara pengguna dapat membaca berkas melalui situs web seluler, pengguna yang mencoba mengedit akan dialihkan ke aplikasi seluler khusus, sehingga mencegah pengeditan di seluler web.
Cara Membuat Dokumen Baru dengan Google Docs
Pastikan kamu sudah mempunyai akun Google terlebih dahulu untuk dapat menggunakan tools Google Docs. Jika belum mempunyai akun Google, segera buat akunnya terlebih dahulu. Setelah itu, perhatikan langkah-langkah di bawah ini untuk membuat dokumen baru dengan Google Docs:
1. Buka situs Google Docs
Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah mengunjungi situs Google Docs. Selain lewat situs Google Docs, kamu juga bisa membuka Google Docs lewat Google Drive.
Berikut tampilan Google Docs jika kamu membuka lewat situsnya.
Untuk lewat Google Drive, kamu tinggal membuka Google Drive terlebih dahulu, lalu di pojok kiri ada simbol ‘+’. Nah, klik simbol tersebut dan pilih Google Docs untuk mulai membuat dokumen baru.
Dilansir dari GFC Global, setelah mengklik Google Docs, tampilan dokumen baru Google Docs akan muncul di tab baru apabila membukanya lewat Google Drive.
Untuk mengubah nama dokumen, kamu tinggal klik kolom persegi panjang yang berada di atas, seperti yang ada di gambar, lalu tuliskan nama dokumen yang kamu inginkan. Mengganti nama dokumen tentu sangat penting untuk mengingat-ingat isi dari dokumen yang telah kamu tulis di Google Docs.
3. Atur font
Setelah mengubah nama dokumen, sekarang saatnya kamu menulis sesuatu di dokumen Google Docs-mu. Di Google Docs, kamu juga bisa memilih font sama seperti di Microsoft Word. Bahkan, dengan menggunakan Google Docs, kamu bisa membuat tulisan subheading menjadi lebih bagus tanpa harus mengatur ukuran font-nya lagi. Kamu tinggal pilih jenis teks yang tersedia, yaitu Headline 1, Headline 2, Headline 3, dan seterusnya.
Klik bagian ‘teks normal’ untuk memilih jenis teks. Selain itu, kamu juga bisa memilih font sesuka hati, sesuai dengan seleramu. Setelah semuanya selesai, kamu tinggal tulis apa yang ingin kamu tulis di Google Docs.
4. Masukkan gambar, tabel, bagan
Kamu juga bisa memasukkan gambar, tabel, bagan, dan lain-lain lewat Google Docs sama seperti Microsoft Word. Caranya cukup mudah, kamu tinggal klik menu ‘Insert’ yang ada di bagian atas. Lalu pilih, kamu ingin memasukkan, gambar, tabel, atau yang lainnya di dalam Google Docs-mu. Setelah itu, nanti gambar, tabel, dan bagan tersebut akan muncul di Google Docs sesuai dengan apa yang kamu pilih. Nantinya, setiap kamu melakukan perubahan di dalam Google Docs, otomatis akan tersimpan sendiri selama kamu terhubung dengan jaringan internet.
Cara Membagikan File Google Docs kepada Orang Lain
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, kamu dapat membagikan file Google Docs hasil pekerjaanmu kepada orang lain yang kamu kehendaki tanpa perlu mengirimkan file-nya ke email orang yang kamu tuju. Berikut adalah langkah-langkahnya.
1. Klik share
Ketika kamu sudah menyelesaikan file Google Docs-mu dan ingin membagikannya kepada orang lain, kamu tinggal klik tombol ‘share‘ yang berada di pojok kanan atas.
2. Ketikkan email penerima
Setelah kamu mengklik tombol ‘share‘, kamu akan diminta untuk mengetikkan email orang yang ingin kamu kirimkan file-nya.
Pilih ‘can edit‘ jika kamu ingin orang yang kamu kirim file-nya juga bisa melakukan pengeditan terhadap file-mu. Lalu, pilih ‘can comment‘ jika hanya menambahkan komentar dan ‘can view‘ jika hanya melihat saja.
3. Klik done
Setelah semuanya selesai, klik ‘done‘ untuk mengirimkan file kepada orang yang kamu tuju. Jangan lupa untuk memberi tanda centang apabila kamu ingin memberikan notifikasi kepada orang tersebut. Dilansir dari How to Geek, salah satu kelebihan dari Google Docs adalah file dapat dibagikan kepada siapa saja dan mereka dapat melakukan pengeditan, melihat file, dan menambahkan komentar.
Cara Menggunakan Google Docs Secara Offline
Dilansir dari Hubspot, kamu bahkan bisa melakukan pengeditan, menyimpan, dan membuat dokumen dengan keadaan offline. Situasi ini tentu memungkinkan kamu memakai Google Docs saat sedang bepergian dan tidak ada koneksi internet. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk melakukannya secara offline.
1. Klik pengaturan
Di dashboard awal Google Docs, klik pengaturan dengan cara mengklik tiga garis yang berada di pojok kiri halaman.
2. Aktifkan fitur offline
Setelah mengklik pengaturan, kamu tinggal aktifkan fitur offline yang sudah tersedia di Google Docs.
Selesai! Kamu sudah bisa menggunakan Google Docs dengan offline.